Cách xuất hóa đơn quà tặng nhân viên năm 2026 đúng quy định mới nhất

Xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên 2026 là vấn đề nhiều doanh nghiệp quan tâm khi tặng quà Tết Âm lịch, quà tất niên hoặc quà tri ân người lao động. Vậy tặng quà có phải xuất hóa đơn không? Cách lập hóa đơn như thế nào? Không xuất hóa đơn bị phạt bao nhiêu?

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết theo quy định mới nhất tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

Tặng quà cho nhân viên 2026 có phải xuất hóa đơn không?

Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP):

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn, bao gồm cả các trường hợp:

• Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo

• Hàng mẫu

• Hàng cho, biếu, tặng

• Hàng trả thay lương cho người lao động

• Tiêu dùng nội bộ (trừ luân chuyển nội bộ phục vụ sản xuất)

Như vậy, doanh nghiệp bắt buộc phải xuất hóa đơn khi tặng quà Tết Âm lịch 2026 cho nhân viên.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai cách lập hóa đơn sau:

Cách 1: Lập hóa đơn riêng cho từng nhân viên

Theo khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn quà tặng phải có đầy đủ tiêu thức như hóa đơn thông thường.

Nội dung cần ghi trên hóa đơn

• Tên hàng hóa/dịch vụ:Ví dụ: “Giỏ quà Tết 2026 - Hàng biếu tặng không thu tiền”

• Số lượng, đơn vị tính, đơn giá:Đơn giá là giá tính thuế của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng, không được ghi 0 đồng hoặc giá vốn.

• Thành tiền chưa thuế

• Thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT

• Tổng tiền thanh toán

Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, giá tính thuế là giá bán của hàng hóa/dịch vụ cùng loại tại thời điểm tặng.

Ghi tên và mã số thuế người mua như thế nào?

Theo nội dung giải đáp của Cục Thuế tại Hội nghị đối thoại 2025:

Khi xuất hóa đơn quà biếu tặng nhân viên dịp tất niên, tiêu thức tên và mã số thuế người mua ghi:

Thông tin công ty kèm theo danh sách công nhân viên.

Doanh nghiệp phải kê khai thuế GTGT đầu ra như hoạt động bán hàng thông thường (ghi vào chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ bán ra trên tờ khai thuế GTGT).

Cách 2: Lập hóa đơn tổng hợp kèm bảng kê chi tiết

Trường hợp tặng nhiều quà cho nhiều nhân viên, doanh nghiệp có thể lập 01 hóa đơn tổng hợp kèm bảng kê chi tiết để đơn giản hóa thủ tục.

Nội dung ghi trên hóa đơn chính

• Tên hàng hóa:“Giỏ quà Tết 2026” hoặc “Hàng biếu tặng nhân viên Tết Âm lịch”

• Ghi chú:“Hàng tặng không thu tiền”

• Đơn giá:Ghi theo giá bán thị trường của hàng hóa cùng loại tại thời điểm tặng.

• Ghi rõ:“Kèm theo bảng kê số… ngày… tháng… năm…”

Nội dung bắt buộc trên bảng kê

Bảng kê phải có:

• Tên, mã số thuế, địa chỉ người bán

• Chi tiết hàng hóa (tên, số lượng, đơn giá, thành tiền)

• Thuế suất và tiền thuế GTGT (nếu có)

• Ngày lập bảng kê

• Chữ ký người lập

• Tổng tiền trên bảng kê phải khớp với tổng tiền trên hóa đơn

• Ghi rõ “Kèm theo hóa đơn số… ngày… tháng… năm…”

Theo khoản 3 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP), hành vi không xuất hóa đơn khi tặng quà sẽ bị xử phạt như sau:

Mức phạt đối với tổ chức

• Không xuất 01 hóa đơn: Cảnh cáo

• Không xuất từ 02 đến dưới 10 hóa đơn: Phạt từ 1 - 2 triệu đồng

• Không xuất từ 10 đến dưới 50 hóa đơn: Phạt từ 2 - 10 triệu đồng

• Không xuất từ 50 đến dưới 100 hóa đơn: Phạt từ 10 - 30 triệu đồng

• Không xuất từ 100 hóa đơn trở lên: Phạt từ 30 - 50 triệu đồng

Lưu ý:

• Mức phạt trên áp dụng cho tổ chức.

• Cá nhân vi phạm bị phạt bằng 1/2 mức phạt của tổ chức.